Sumber daya informasi perusahaan mencakup lebih dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencakup pula perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, data, para spesialis informasi dan para pemakai informasi.
Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan dimasa depan, mendapatkan sumber daya tersebut, dan mengelolanya disebut perencanaan sumber daya informasi secara strategis (strategic planning for information resources), atau SPIR. SPIR adalah tanggung jawab manajer, tetapi manajer organisasi jasa informasi (information services) memainkan peranan pentinh. Jabatan CIO, yaitu chief information officer, menjadi semakin popular untuk menggambarkan manajer jasa informasi.
Perusahaan dalam Lingkungannya
- Delapan Elemen Lingkungan
- Pemasok, menyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa.
- Pelanggan, barang dan jasa dipasarkankepada para pelanggan perusahaan, yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai.
- Serikat Buruh, adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil.
- Masyarakat Keuangan, terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan.
- Pemegang Saham atau Pemilik, adalah orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi.
- Pesaing, mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di pasaran.
- Pemerintah, pada tingkat pusat, daerah, dan lokal, memberikan kendala-kendala dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi, dan dana.
- Masyarakat Global, adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya.
- Arus Sumber Daya Lingkungan
Sumber daya mengalir kepada perusahaan dari elemen-elemen, melewati perusahaan, dan kembali kepada elem-elemen. Semua sumber daya dari lingkungan yang memasuki perusahaan akhirnya kembali kepada lingkungan.
Tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen lingkungan. Contohnya, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang saham, uang tidak boleh mengalir kepada pesaing, dan material tidak boleh mengalir kepada serikat buruh.
Keunggulan Kompetitif
Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara, seperti :
– Menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah
– Menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari para pesaing
– Memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu
Keungulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di pasaran. Idenya adalah perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumber daya fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sebalinya, sumber daya konseptual yang unggul – adta dan informasi dapat digunakan sama baiknya.
- Pandangan Awal tentang Keunggulan kompetitif
Sejumlah perusahaan telah mendapatkan publikasi yang luas karena menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif. Beberapa diantaranya adalah American Airlines dengan system pemesanan penerbangan yang disebut sabre, American Hospital supply dengan jaringan EDI (electronic data inter change), dan McKesson Drug dengan system distribusinya yang disebut Economost. Ada tiga pokok penting mengenai tiga contoh keunggulan kompetitif tersebut.
- Tidak satupun perusahaan tersebut yang puas hanya mengandalkan sumber daya fisik mereka untuk menjadi pesaing yang tangguh.
- Tidak ada aplikasi computer inovatif yang memberikan keunggulan kompetitif yang terus menerus bagi perusahaan pemakainya.
- Ketiga perusahaan tersebut memusatkan sumber daya informasi mereka pada pelanggan mereka.
- Pandangan luas tentang keunggulan kompetitif
Suatu cara untuk mencapai nilai maksimum dari pengguna informasi sebagai sumber daya kompetitif, perusahaan harus membangun IOS yang menyediakan hubungan dengan seluruh delapan elemen lingkungan. Semua hubungan informasi harus bersifat dua arah kecuali hubungan dengan pesaing, yaitu hanya informasi masuk saja. Manajemen berusaha menimbulkan arus informasi dari pesaing, tetapi menekan arus kepada pesaing.
Jenis-jenis Sumber Daya Informasi
Sumber daya informasi karena itu terdiri dari :
- Perangkat keras komputer
- Perangkat lunak komputer
- Para spesialis informasi
- Pemakai
- Fasilitas
- Database
- Informasi
Chief Information Officer
Chief information officer (CIO), adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga area operasi perusahaan lainnya. Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti saran-saran berikut :
– Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya
– Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line management, jangan menunggu hingga diundang
– Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis
– Jelaskan biaya-biaya IS dalam sitilah-istilah bisnis
– Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan
– Jangan bersifat defensive
Perencanaan Strategis
Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberikan perusahaan posisi yang paling menguntungkan dalam lingkungannya, serta menentukan strategi-strategi untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Pentingnya perencanaan strategis pada manajemen tingkat atas merupakan alasan Robert Anthony menamakan tingkat itu tingkat perencanaan strategis.
- Perencanaan Strategis Fungsional
Setelah rencana strategis untuk perusahaan telah ditetapkan, tiap area fungsional bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis mereka sendiri. Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya.
Perencanaan Strategis Sumber Daya Informasi
Selama tahun-tahun terakhir, jasa informasi mungkin telah mencurahkan lebih banyak perhatian pada perencanaan strategis dari pada sebagian besar area yang lain. Istilah untuk menggambarkan aktivitas ini awalnya adalah transformasi kumpulan strategi (strategic set information). Istilah yang lebih baru, yaitu perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources) telah menjadi populer.
- Transformasi kumpulan strategi
Pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tersebut sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan, yang diberi istilah kumpulan strategi organisasi. Langkah kedua yang tersendiri, suatu rencana jasa informasi dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan. Rencana jasa informasi itu disebut kumpulan strategi SIM, dan terdiri dari sejumlah tujuan, kendala, dan strategi. Pendekatan ini yang dinamakan transformasi kumpulan strategi.
- Pendekatan SPIR
Solusi untuk masalah tidak memadainya sumber daya informasi adalah perancana strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources), atau SPIR. Saat perusahaan menerapkan SPIR, rencana strategis untuk jasa informasi dan rencana strategis untuk perusahaan dikembangkan secara bersamaan.
End-user Computing sebagai masalah strategis
Tidak semua orang yang ikut serta dalam EUC memiliki tingkat pengetahuan computer yang sama. Para pemakai akhir dapat dikelompokan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan computer mereka:
- Pemakai akhir tingkat menu (menu-level end-user)
Sebagian pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh Lotus, dBASE, dan WordPerfect.
- Pemakai akhir tingkat perintah (command level end-user)
sebagian pemakai akhir memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yang lebih dari sekedar memilih menu. Para pemakai akhir ini dapat menggunakan bahasa perintah dari perangkat lunak untuk melaksanakan operasi aritmatika dan logika pada data.
- Pemakai akhir tingkat programmer (end-user programmers)
Sebagian pemakai akhir dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman seperti BASIC atau bahasa pemrograman dBASE yang terdapat di dalam DBMS tersebut, serta mengembangkan program-program yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sendiri.
- Personil pendukung fungsional (functional support personnel)
Personil pendukung fungsional dan bukannya unit jasa informasi. Personil pendukung fungsional ini adalah spesialis informasi dalam arti sesungguhnya, tetapi mereka berdedikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manajer fungsional mereka.
Jenis-jenis Aplikasi Pemakai Akhir
Sedemikian jauh EUC telah memberikan dampak pada berbagai subsistem utama CBIS dalam tingkat yang beragam. Sebagian besar aplikasi end-user computing telah dibatasi pada :
– Sistem pendukung keputusan (DSS) yang relative mudah
– Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan perseorangan
Selebihnya adalah tanggung jawab spesialis informasi untuk bekerja sama dengan pemakai dalam mengembangkan :
– Aplikasi SIM dan SIA
– DSS yang kompleks
– Aplikasi otomatisasi kantor yang memenuhi kebutuhan organisasional
– Sistem pakar
Manfaat End-user Computing
EUC memberikan manfaat bagi perusahaan dalam dua cara utama: EUC memindahkan sebagian beban kerja pengembangan system kepada pemakai, serta EUC menghilangkan atau mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai dan spesialis informasi.
Risiko End-user Computing
- System yang buruk sasarannya
- System yang buruk rancangan dan dokumentasinya
- Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien
- Hilangnya integritas data
- Hilangnya keamanan
Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi
Manajemen suber daya informasi (information resources management), atau RIM adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatandalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
Elemen-elemen IRM yang Diperlukan
Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi :
- Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul
- Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama
- Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak
- Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis
- Rencana strategis formal untuk sumber daya informasi
- Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing
Model IRM
Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak berada terpisah tetapi bekerja sama secara terkoordinasi.
- Lingkungan perusahaan
- Eksekutif perusahaan
- Area fungsional
- Sumber daya informasi
- Pemakai
dikutip dari buku karangan Raymond McLeod, Jr. “Pengantar Sistem Informasi Jilid 1″
kriswandisuwitno 